讓呼叫中心持續(xù)改善的十大法則
呼叫中心運營優(yōu)化與提升是一個涉及范圍寬廣、動態(tài)復雜的話題。你很難找到一個完美的稱心如意的運營方案從而一勞永逸。
更不要幻想通過一堂或幾堂培訓能夠洗心革面，產(chǎn)生翻天覆地的變化。
腳踏實地，保持謙卑與耐心，尊重運營規(guī)律，不斷吸收學習，從能力范圍所及的“影響圈”點滴做起，逐漸步入正向驅(qū)動循環(huán)，才是比較可靠的出路。下面的幾點分享，可能對某些人來說已經(jīng)是“老生常談”，沒關(guān)系，關(guān)鍵是你“嘗試做”了沒有。
這個時代管理理念層出不窮，新技術(shù)手段日新月異，但“知”與“行”之間的距離則是屬于少數(shù)人的跨越。
① 改善坐席桌面工作環(huán)境。
仔細評估一下你的坐席桌面工作環(huán)境，窗口是否唯一？
界面是否足夠簡單整潔？解決客戶問題所需所有信息是否觸手可及？
知識庫查詢是否智能、準確、迅速？
話務小結(jié)與歸類設(shè)置是否清晰合理？坐席桌面越雜亂無章，他們所需的培訓就越多，多系統(tǒng)不斷切換穿插造成的忙碌、壓力與無奈感就越大，平均處理時長就越長，客戶持線等待頻率和時間就越多。
②客戶分層管理。
優(yōu)化與改善IVR路由選項與策略，目標是把客戶與坐席進行最佳程度的匹配。簡單層面上，通過不同的客戶分級對應不同的技能組或坐席組，達到批量的匹配；
更進一步的話，依靠數(shù)據(jù)驅(qū)動，可以做到實時個性化最佳可用坐席的一對一匹配。這將會很大程度上提升客戶的感知、問題解決的幾率和營銷成功的機會。
③分享最佳實踐。
定期抽取優(yōu)秀的通話錄音進行集體分享。
這既是一種對這些錄音坐席的激勵手段，也是一種促使大家展現(xiàn)同樣行為的暗示學習方法。
你甚至可以邀請這些坐席親自分享自己的心得、感受和竅門。把這些錄音放在內(nèi)部網(wǎng)站上，做到人人可以隨時聽取。
你甚至可以做成類似 Billbroad的形式，讓坐席自己推薦自己的錄音進行打榜，并讓全員參與評分，形成動態(tài)競爭機制。
④與其他部門建立積極的協(xié)作關(guān)系。
呼叫中心遇到的運營和業(yè)務問題很多都不是自身可以完全解決的。
很多問題的解決需要其他部門的協(xié)助或需要完全交付其他部門，而其他部門的很多活動又同時影響著呼叫中心的運營。
與其他部門建立一種基于流程與制度的密切協(xié)作關(guān)系，與其他部門關(guān)鍵崗位的人建立一種相互認可與配合的正式或非正式關(guān)系，都有助于降低或減少呼叫中心常常所面臨的孤立感和無助感。
⑤合理的坐席授權(quán)。
授權(quán)的前提是信任，信任的前提是信心，而對坐席的信心則是建立在他們的技能水平和心態(tài)上的。
所以談員工授權(quán)是一個相對的話題，授權(quán)到什么程度，什么可以授權(quán)，什么不可以，都需要看實際情況。
從客戶的角度看，一線坐席所擁有的權(quán)限和資源越多，他們的問題解決起來就越“容易”和快速，客戶體驗與感知相應越好。
但與之相伴的則是對內(nèi)部員工隊伍整體素質(zhì)的提升和流程、資源的支撐以及風險把控水平的要求。
⑥勞動力資源管理（WFM）：
大多數(shù)人眼中的勞動力資源管理的核心是預測與排班。
那么在預測與排班方面到底是應該更多地依靠系統(tǒng)還是人一直是一個有不同偏向的話題。其實系統(tǒng)和人各有所長，系統(tǒng)更擅長運算效率，復雜場景的模擬匹配以及各種邊界條件下的方案權(quán)衡是它的強項。
但機器畢竟是機器，它的運行是需要一定前置參數(shù)的，而參數(shù)的合理設(shè)定與調(diào)節(jié)是需要有深厚的運營背景與基礎(chǔ)的。
這是人工的強項。
所以勞動力資源崗位人的能力與系統(tǒng)的能力的平衡匹配是關(guān)鍵，才能夠相得益彰發(fā)揮最大潛力。
在抱怨的廠商的東西不好用之前，先想想自己的數(shù)據(jù)可靠嗎？
自己的參數(shù)設(shè)置是否合理？
如果沒有系統(tǒng)，但給你足夠的時間，你能同樣完成這份工作嗎？
更加廣泛的勞動力資源管理的概念其實是一個員工技能提升與運營提升的完整循環(huán)。
從預測排班、現(xiàn)場調(diào)控到VOC、VOE、培訓、輔導、電子化學習及流程優(yōu)化等構(gòu)成一個完整的循環(huán)體系。
其實這也提醒管理者思考問題一定要站在系統(tǒng)（非IT系統(tǒng)）的角度，由點到線，再擴到面，才能發(fā)現(xiàn)整個系統(tǒng)運營的關(guān)鍵制約點和突破點。
而且在深諳其中邏輯的基礎(chǔ)上，對與所作出調(diào)整的關(guān)聯(lián)影響做到心中有數(shù)。
⑦建立外部專家機制。
這里的外部既可以是企業(yè)內(nèi)的其它部門，也可以是企業(yè)的外部。首先是企業(yè)內(nèi)部的專家人才，他們最懂自己企業(yè)的產(chǎn)品特性，一方面可以讓他們定期給一線坐席分享專業(yè)知識，另一方面也可以是以虛擬專家小組的形式定期對呼叫中心遇到的疑難客戶問題進行剖析、建議并形成解決方案。
而企業(yè)外部的“專家”則通常是由行業(yè)專家和資深用戶組成的，在一定的激勵機制和承載渠道下，他們很愿意貢獻自己的聰明才智，形成P2P的用戶幫助機制，比如用戶社區(qū)、疑難問題有獎懸賞等活動，有些類似于眾包的概念，也可以在一定程度上形成服務的后援團。
⑧統(tǒng)一聯(lián)絡渠道管理。
隨著移動互聯(lián)網(wǎng)應用的普及，當前的客戶溝通聯(lián)絡渠道不斷增加。
但由于不同渠道的承載特性不同以及客戶自身的渠道偏好優(yōu)先級不同，往往很多聯(lián)絡并不是在一個渠道內(nèi)完成的，而是橫跨多個聯(lián)絡渠道，形式涉及文本、語音甚至視頻等多種方式。
如何讓用戶在不同渠道間感受到自然的銜接，而不必來回重復，或者得到前后不一致的信息，或者感受到冰火兩重天的服務態(tài)度和品質(zhì)，都是呼叫中心或大客服部門需要面對的現(xiàn)實。
統(tǒng)一通信技術(shù)手段、統(tǒng)一的流程和服務標準等都是問題的關(guān)鍵。
⑨大數(shù)據(jù)洞察與運營決策。
大數(shù)據(jù)，很高大上的一個詞。
在呼叫中心怎么用？
技術(shù)手段上，語音分析、文本分析、實時分析以及傳統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘與機器學習算法都可以為我所用；
應用范圍上，客戶細分、熱點追蹤、精確質(zhì)檢、來電預測、追因、分流與預防、精準營銷、關(guān)聯(lián)與追加銷售、主動服務預期、客戶流失預警與挽留、員工流失與滿意度提升等都可以施展拳腳；
在挑戰(zhàn)上，數(shù)據(jù)、人才和工具三者之中技術(shù)與業(yè)務能力兼?zhèn)淙瞬诺奶魬?zhàn)最大。
⑩人員管理方式的轉(zhuǎn)變。
隨著90后一族成為呼叫中心的主流力量，人員管理方面就不得不依據(jù)這一代人的特點做出適當?shù)恼{(diào)整。
自我、個性、不懼權(quán)威、責任感缺乏、即時回報與享樂、新事物接受能力強等標簽雖然不能描述他們的全部，但也足以體現(xiàn)這群在物質(zhì)豐富、心理嬌寵環(huán)境下成長起來的一代人的鮮明特色。
把他們當做活人給予話語權(quán)和參與權(quán)而不是冰冷的數(shù)字隨意算計，把他們當做“客戶”提供服務而不是下屬要管控，擴大他們的個人需求實現(xiàn)路徑與企業(yè)發(fā)展路徑間的交匯面積等都是可以考慮的方向。
來源：呼叫中心數(shù)據(jù)分析
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