一個標(biāo)準(zhǔn)的大型會務(wù)會議流程，會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)常見10個問題解疑
要做好每一個項目，都必須先有整體的策劃方案和執(zhí)行方案，策劃方案主要把控整體大的框架流程，執(zhí)行方案細(xì)分每一項環(huán)節(jié)，將各環(huán)節(jié)一一打通，那么項目至少較為順利的完成。營銷策劃領(lǐng)域很寬，活動的形式不一樣，活動執(zhí)行項也是存在差異的。
總有人懷疑會議服務(wù)是否應(yīng)該或值得有標(biāo)準(zhǔn)，總有人懷疑會議服務(wù)會扼殺服務(wù)需求的多樣性并降低客戶滿意度，總有人懷疑會議服務(wù)達(dá)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)可能最終只是一些較強(qiáng)的公司受益而把那些“小”公司邊緣化了，總有員工反對標(biāo)準(zhǔn)化，認(rèn)為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化加重了工作量，增加了工作時間和流程。
1、明確活動背景、目的。
2、明確活動主題、時間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量。
3、組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會議準(zhǔn)備工作部署。
4、根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項會務(wù)費(fèi)用。
5、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點(diǎn)情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷。
6、發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、提交會議材料格式要求、參會人員。
7、確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事。
8、根據(jù)時間進(jìn)行預(yù)演，防止時間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象。
9、活動前期宣傳。
10、確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等。
11、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證。
12、參會人員房間安排、餐飲安排。
13、提前安排人員到達(dá)會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜。
14、檢查各項會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南等。
15、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水。
16、確定進(jìn)場時間、搭建內(nèi)容。
17、提前一天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場彩排與準(zhǔn)備。
18、組織布置會議室，并確定室內(nèi)各項設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會議電腦、麥克風(fēng)、電話會議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備。
19、全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員，統(tǒng)一著裝。
20、確定參會人員到會議所在地具體時間，做好分組。
21、專人舉牌迎接來賓，引領(lǐng)至接待區(qū)集中，同時段來賓集合完畢，引領(lǐng)上車。至酒店，引導(dǎo)到接待臺簽到。
22、熟悉來賓的工作人員應(yīng)站在大門口迎接，做好參會簽到，人員到位后發(fā)放房卡、資料袋，包括會務(wù)指南、參會證、紙筆、溫馨提示（注意事項提醒、用餐及活動提醒）。
23、VIP接待：專人專車全程陪同，專車送達(dá)酒店，引至貴賓區(qū)休息，代辦手續(xù)，送至房間。開會時由高級別的領(lǐng)導(dǎo)親自陪同，指引坐在前排。
24、選好合影位置。
25、回程票務(wù)協(xié)調(diào)。
26、送賓流程：在酒店大堂定時定班， 專人領(lǐng)隊，專人跟車。
27、會議結(jié)束后，回收自帶物品、整理會議紀(jì)要，發(fā)布會議成果，總結(jié)會議組織經(jīng)驗教訓(xùn)。
以上流程是一個標(biāo)準(zhǔn)的大型會務(wù)會議流程，實際運(yùn)用中，可根據(jù)會務(wù)會議的大小進(jìn)行調(diào)整。結(jié)語，不管做哪種類型的活動，都必須要有一個詳細(xì)活動方案與流程，根據(jù)方案進(jìn)行執(zhí)行細(xì)分，細(xì)分越清晰，活動執(zhí)行更成功。
如果您對上述問題也還有疑問，那么，我相信您對會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作還存在一定的理解偏差，不過我理解您的這些懷疑，因為曾幾何時我也有過或多或少這樣或那樣的疑問。
總有人，甚至是標(biāo)準(zhǔn)化的資深專家，認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化是對個性化、定制化、差異化的扼殺，認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)化扼殺了創(chuàng)意和創(chuàng)新(認(rèn)為大家都按照相似雷同的方法做事情)。如果您也存在這樣的理解，那么我不得不遺憾的說您對標(biāo)準(zhǔn)化的誤解還很深（盡管我也只是剛?cè)腴T不久）。
在人類歷史上，標(biāo)準(zhǔn)化扮演者重要的作用，無論是語言的產(chǎn)生，還是生產(chǎn)生活經(jīng)驗的總結(jié)無不是知識和規(guī)律的總結(jié)，這些認(rèn)識都是人類存續(xù)的根本。“倉頡造字，天雨粟，鬼夜哭”，對于這句話，絕大多數(shù)人的理解是倉頡造字太TM神奇了，屬于驚天動地的壯舉。但是我不這樣認(rèn)為，我覺得文字的發(fā)明是一種語言的標(biāo)準(zhǔn)化，有了這個標(biāo)準(zhǔn)人類的經(jīng)驗教訓(xùn)可以得到記載傳播，對于人類的物質(zhì)文明和精神文明的提高是一種極大的提升，掌握標(biāo)準(zhǔn)可以預(yù)測未來，降低風(fēng)險，豐富并傳承人類的物質(zhì)文明財富，好比天上落下小米造福人類，鬼當(dāng)然要哭了（因為人類更智慧了）。我曾經(jīng)在1.2萬字的《楚有才論制度》中說過標(biāo)準(zhǔn)和制度應(yīng)該有仁愛之心，最終的目的是厚愛人保護(hù)人。
標(biāo)準(zhǔn)化是制度、是通用語言、是協(xié)議、是方法，對標(biāo)準(zhǔn)化的任何評價都不為過。本文不是分析標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)化史，先不去談那些空洞的大道理。好了，通過10個問題，進(jìn)入今天的正題。
1，什么是會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化?
所謂的會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化說白了就是把會議服務(wù)的流程、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)保障、服務(wù)提供方式方法用標(biāo)注化的語言說清楚，道明白。什么是會議？什么是會議服務(wù)？會議服務(wù)包含哪些內(nèi)容，怎樣去提供這些服務(wù)？為了提供這些服務(wù)應(yīng)該滿足那些人員和設(shè)施設(shè)備的要求？……會議服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化就是研究這些東西。
2，會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和會展服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是不是一回事兒？
很顯然，我們國內(nèi)對會展，展會，展覽，會帶展，展帶會的概念還是模糊不清的，往往相互交織難分彼此。但是不得不說會議是“大會展”、“大活動”產(chǎn)業(yè)的一個細(xì)分領(lǐng)域。因此會展不應(yīng)該是展覽，更不應(yīng)該是會議，因此目前把會展當(dāng)作展覽+會議或者簡單的把會展當(dāng)作展覽是不正確的，因此當(dāng)這些概念都還沒有厘清楚，怎么能夠說會展標(biāo)準(zhǔn)就可以統(tǒng)領(lǐng)整個行業(yè)呢？或者有的人說展覽可以有標(biāo)準(zhǔn)，因為相對而言很容易界定和規(guī)范，而會議則不能，因為會議的分類就很紛繁蕪雜，會議的服務(wù)對象也很紛繁蕪雜，這樣的想法也未免太過于悲觀或者低估了人類的智慧。因此，我的看法是，展覽，會議，節(jié)慶，體育賽事，游戲……都可以分門別類進(jìn)行規(guī)范和界定，而不能用一個展覽代替會展，也不能用會展代替各類活動。
在我們對大會展的概念都還沒有完全厘清楚的今天，何必把一個代替另一個呢？何必厚此薄彼呢？不能因為您對會議不了解，就否認(rèn)了他可以標(biāo)準(zhǔn)化。
3，會議服務(wù)是不是可以有標(biāo)準(zhǔn)？
只要是一種常規(guī)性活動，不管他是政務(wù)（公共服務(wù)），還是商務(wù)服務(wù)都可以進(jìn)行規(guī)范，甚至是家政服務(wù)也可以標(biāo)準(zhǔn)化，例如英國的傳統(tǒng)家政服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)是高度發(fā)達(dá)了。更有甚者，地下交易活動依然可以規(guī)范，黑社會也有它的一套標(biāo)準(zhǔn)和法則，只要是存在交流和交易，標(biāo)準(zhǔn)貫穿這些活動的始終，只不過您沒有察覺到罷了。
會議服務(wù)很顯然是一種商業(yè)服務(wù)，當(dāng)然可以規(guī)范，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化界定。如果不能界定，那么這個產(chǎn)業(yè)就無法誕生，因為交易成本太大了，大得以至于無法細(xì)分。會議經(jīng)營作為一種經(jīng)營服務(wù)類別，of course 可以進(jìn)行界定，無法界定，這個服務(wù)價值的交換就無法完成，也可以說只要是可以交易的商品和服務(wù)都可以標(biāo)準(zhǔn)化，甚至是日常生活也可以標(biāo)準(zhǔn)化。
4，標(biāo)準(zhǔn)化是不是對多樣化和創(chuàng)意的扼殺？
很顯然，這是對標(biāo)準(zhǔn)化的誤解。就好比物種的分類是按照“界，門，綱，目，屬，科，種”這樣的模式進(jìn)行分類一樣，再奇葩，再復(fù)雜的一種活動，只要是存在的，都有可以用標(biāo)準(zhǔn)化的語言進(jìn)行描述，只不過描述的語言越來越詳細(xì)而已。好了，有人會反過來問，地上鋪了鵝卵石的小路和柏油馬路相比，鵝卵石馬路多么有創(chuàng)意？每一刻鵝卵石大小不一樣，組合起來是如此美麗，你怎樣用標(biāo)準(zhǔn)化的語言進(jìn)行描述兩種不同的馬路呢？對于這個問題，任何一個建筑師都可以進(jìn)行回答，可以進(jìn)行規(guī)范，否則建筑師這個工種就沒有了，就沒有會做鵝卵石路的工人。你不會描述不代表不能用標(biāo)準(zhǔn)化的語言進(jìn)行規(guī)范。其實，你仔細(xì)觀察那些碎石子鋪的鵝卵石馬路其實還是相當(dāng)有規(guī)律可言的，只要您仔細(xì)觀察五分鐘，就可以進(jìn)行歸納描述。
5，會議活動復(fù)雜到難以用標(biāo)準(zhǔn)化的語言來描述嗎？
有人會說，會議的性質(zhì)不一樣，會議的類型不一樣，會議的客戶不一樣，會議的大小不一樣，會議的注冊流程和程序不一樣，會議的服務(wù)要求不一樣，國內(nèi)會議和國外會議也不一樣，如此多的會議都不一樣，你怎么進(jìn)行服務(wù)規(guī)范？那么首先我要說，世界是多樣性的，事物的多樣性和是否能夠用語言去歸納去掌握規(guī)律是不同概念，其次，標(biāo)準(zhǔn)化也不是為了扼殺事物的多樣性。正如，世界上存在上千種面條，本質(zhì)上他們都是一種面食，都具有一定的共性，只不過不同種的面條，你可以更具體的去描述去界定而已。
正如您絕對找不到同樣一根薯條，找不到一模一樣的一個漢堡包，但是毫無疑問，這難道不是麥當(dāng)勞是高度標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品嗎？標(biāo)準(zhǔn)化不是為了把每個東西造得一模一樣，而是遵循共同的方式方法配方生產(chǎn)同樣的東西而已，盡管生產(chǎn)出來的產(chǎn)品可能會存在偏差，如果您一定要生產(chǎn)一模一樣的東西，那您就提高工藝和水平吧。標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)生也不是說所有的人都必須要吃麥當(dāng)勞，你有更多的選擇，你也可以選擇川菜、火鍋，當(dāng)然川菜和火鍋也可以標(biāo)準(zhǔn)化描述和制作的，否則廚師、菜系這個職業(yè)和分類就消失了。
6，會議服務(wù)的共性是什么？
盡管會議存在千差萬別，那么不能否認(rèn)會議服務(wù)存在共性，比如，僅僅以會議服務(wù)的內(nèi)容（服務(wù)提供）而言，是不是要對會議進(jìn)行宣傳??？對會議提供注冊接待??？演講人或演講嘉賓的邀請和接待??？與會代表的現(xiàn)場引導(dǎo)和接待?。繒h現(xiàn)場的流程控制，安全保障啊？……只要您細(xì)細(xì)想一想，您會覺得通常至少有10樣是共性的東西。具體是哪十樣?xùn)|西，上海的地方標(biāo)準(zhǔn)——會議經(jīng)營與服務(wù)規(guī)范第1部分的第五節(jié)有明確的描述，不再一一贅述。退一萬步來說，如果一種服務(wù)模式無法用語言來描述，那么這種服務(wù)根本就不是一種服務(wù)，這種服務(wù)門類也不應(yīng)該存在，也不可能存在。
7，會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化究竟有哪些好處呢？
服務(wù)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)化和制造業(yè)其實是一樣的，那就是減少重復(fù)勞動，降低成本。很多人誤以為實施標(biāo)準(zhǔn)化會增加運(yùn)營成本，降低效率，我想可能許多人把購買ERP或者OA系統(tǒng)當(dāng)作了標(biāo)準(zhǔn)化（注意，買不買系統(tǒng)取決于交易成本和收益，沒有系統(tǒng)不代表沒有標(biāo)準(zhǔn)）。
標(biāo)準(zhǔn)可以減少風(fēng)險，增強(qiáng)客戶信任，促進(jìn)交流。在貿(mào)易領(lǐng)域，海運(yùn)貨物貿(mào)易術(shù)語和服務(wù)可以說是世界貿(mào)易的先驅(qū)，如果沒有這些服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的界定和規(guī)范，交易簡直難以完成，整天都在扯皮打架。因此，今天有了服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，無論是對企業(yè)宣傳自己的服務(wù)還是對于客戶尋找服務(wù)方而言，都可以減少誤解，促進(jìn)交流。你都不知道你究竟提供何種服務(wù)，以什么方式提供服務(wù)，試想您怎么和別人進(jìn)行溝通和交流呢？總不會你要一個茶葉蛋，結(jié)果送來一只皮蛋吧？其他的好處，咱們不再一一贅述了，在會議領(lǐng)域，目前我們所說的“會議打包價”不就是兩頓茶歇、一個午餐包含場地費(fèi)的人均單價嗎？一經(jīng)達(dá)成共識，交流就方便了啊。我們今天產(chǎn)生的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不是太多而是太少，在一個轉(zhuǎn)型時期，在一個服務(wù)業(yè)占比不斷提升的時期，服務(wù)業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化的地位還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)制造領(lǐng)域。
建明和春雷二位老師介紹了會議活動的常用20個表單，也許你承接的會議千差萬別，但是總是有共性的。CIC組織的APEX就是一套標(biāo)準(zhǔn)檔案，感興趣的上網(wǎng)下載即可。場地考察表、會后報告、會議需求表……盡管去下載。
8，推行標(biāo)準(zhǔn)化是不是增加了企業(yè)的運(yùn)營成本？
打個比方就好比你每天飯后花十分鐘打掃你的灶臺，總比你一個月以后才去打掃花的時間和精力成本要小。在初期，企業(yè)理順自己的經(jīng)營業(yè)務(wù)和制度，確實是一個繁瑣糾結(jié)的事情，但是一旦理順了，其實反而比較順暢，我們千萬不能拿ERP或OA系統(tǒng)的昂貴來說明標(biāo)準(zhǔn)化的昂貴，要注意ERP是標(biāo)準(zhǔn)年化，但是標(biāo)準(zhǔn)化不一定是ERP，您用Excel表單一樣可以做出很棒的標(biāo)準(zhǔn)化表單。做一個會議一般而言至少要20個表單，但是最常見的也就5-10個就可以了（預(yù)算單、時間進(jìn)程表、會議方案……）。這些表單都是相同的，會議的性質(zhì)不同不要緊，只不過里面填空的地方填寫的內(nèi)容不一樣而已。今天看到一則新聞，說是Cvent以2,240萬美元收購了會議管理軟件公司SignUp4,預(yù)計2015年后者將為Cvent增加150萬美元的收入，這不是恰恰說明了會議服務(wù)的流程和管理是可以標(biāo)準(zhǔn)化、甚至是量化的嗎？這個軟件如此值錢（雖然還沒有石基值錢），恰恰就說明了標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，如果沒有標(biāo)準(zhǔn)化，這個軟件一文不值。
有人會說，不對啊，我喜歡個性化定制，每一個客人都會獲得獨(dú)一無二的體驗和服務(wù)，每一個表單都是獨(dú)一無二的，格式都是不一樣的。我相信這代表了很多人的心聲，但是我想說，這同樣不能否認(rèn)您工作中標(biāo)準(zhǔn)化的存在，因為標(biāo)準(zhǔn)化不完全是或不僅僅是軟件系統(tǒng)，線下或紙質(zhì)一樣可以踐行標(biāo)準(zhǔn)化。其二，如果您說您的業(yè)務(wù)無法用標(biāo)準(zhǔn)化來描述，說明您的管理和服務(wù)還很粗放化，還沒有總結(jié)差異化之中的一般共性而已。至于有的人說中外會議有別，因此無法標(biāo)準(zhǔn)化，但是要知道，標(biāo)準(zhǔn)本身也是分類、分級、分層的，有企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)甚至企業(yè)內(nèi)部部門的標(biāo)準(zhǔn)，地方標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，國家標(biāo)準(zhǔn)，國際標(biāo)準(zhǔn)……同一種服務(wù)不同的維度的精細(xì)化程度是不一樣，越是小到一個微觀的企業(yè)經(jīng)營活動，要求越高。
標(biāo)準(zhǔn)化和差異化矛盾嗎？一點(diǎn)也不，因為人和差異化之上還有其本質(zhì)的共性，全球有幾千萬中品類的手機(jī)，但是他終究還是一個手機(jī)嘛！這個手機(jī)術(shù)語和定義完全是可以標(biāo)準(zhǔn)化的嘛。
有人說，你不能拿有形商品來舉例啊，服務(wù)是無形的，服務(wù)內(nèi)容以及客戶滿意度很難用數(shù)據(jù)量化，更不好標(biāo)準(zhǔn)化。我僅僅說一下注冊吧，注冊的形式和內(nèi)容千差萬別，本質(zhì)上就是一個注冊服務(wù)，這是有共性的，有一般通用的規(guī)則和流程的，至于你的服務(wù)員是能夠說3種語言，能夠用5種簽到方法，對注冊服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化描述并沒有限制你的創(chuàng)新和創(chuàng)意啊。
最后，差異化和標(biāo)準(zhǔn)化的檢驗其實在于市場，市場愿不愿意買單，有人為你的創(chuàng)意價值買單，你就可以做出無比有創(chuàng)意的服務(wù)，不要把做不出創(chuàng)意歸結(jié)為是標(biāo)準(zhǔn)的限制。
9，推行標(biāo)準(zhǔn)化是不是對小企業(yè)的扼殺？
不是的，服務(wù)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)基本上都是推薦性的，不是強(qiáng)制性的，因此不存在不使用標(biāo)準(zhǔn)就不能做生意。標(biāo)準(zhǔn)不是限制小企業(yè)的，更不是做給弱者看的（前幾天邏輯思維的羅胖子引用了他朋友的一個觀點(diǎn)，說企業(yè)的規(guī)矩全是規(guī)范企業(yè)的弱者的，對于怪才是不能用規(guī)矩限制他的，對于這一點(diǎn)我持有保留意見）。在會議服務(wù)領(lǐng)域的公司絕大多數(shù)都是100人以內(nèi)的小微企業(yè)，因此無所謂大企業(yè)和小企業(yè)，以人數(shù)來劃分都是小企業(yè)，以營收規(guī)模來劃分，單單看會議部分的營收，我想除了CMA等極少數(shù)的機(jī)構(gòu)能夠做到10個億以上，如果把機(jī)票和住宿從會議營收中去除，那么營收更小。因此，這個市場已經(jīng)是高度競爭的，巨無霸并不一定占優(yōu)勢，小而美不見得就是弱勢。
標(biāo)準(zhǔn)化是一個客觀的對事物的描述，不要把達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)作為對標(biāo)準(zhǔn)的埋怨。
10，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是不是限制了行業(yè)發(fā)展？
如果看了前就個問題，對此還有疑問，那么該檢討的是有才老弟本身的表達(dá)能力有限，沒有說清楚事物的本質(zhì)。注意，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)更多是對自己的要求，不是市場準(zhǔn)入限制，會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是推薦標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是會定期更新的完善的不是一成不變的，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是對服務(wù)經(jīng)營活動的一般規(guī)律的總結(jié)，為整個行業(yè)的服務(wù)生產(chǎn)圖景變得可視化，可想像化。
如果，我們今天還在糾結(jié)會議服務(wù)業(yè)需不需要有標(biāo)準(zhǔn)，那么我不得不懷疑這個行業(yè)是否有存在的必要了。
以上就是100唯爾(100vr.com)小編為您介紹的關(guān)于會議的知識技巧了，學(xué)習(xí)以上的一個標(biāo)準(zhǔn)的大型會務(wù)會議流程，會議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)常見10個問題解疑知識，對于會議的幫助都是非常大的，這也是新手學(xué)習(xí)酒店專業(yè)所需要注意的地方。如果使用100唯爾還有什么問題可以點(diǎn)擊右側(cè)人工服務(wù)，我們會有專業(yè)的人士來為您解答。
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