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接待禮儀 | 辦公室接待來(lái)訪14個(gè)注意事項(xiàng)
說(shuō)起辦公室的工作,大家就會(huì)想到接電話、下通知、收發(fā)報(bào)紙等等瑣碎的事情。但是事情雖小,卻也有著很多規(guī)矩,就比如:來(lái)訪人員,該如何接待呢?一起來(lái)看下面這14個(gè)注意事項(xiàng),保你學(xué)完之后不再犯錯(cuò)!
1.立刻招待來(lái)訪的客人
大部分來(lái)訪的客人對(duì)單位來(lái)說(shuō)都很重要,要表示友好熱情和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止,即使是在打電話也要對(duì)來(lái)客點(diǎn)頭示意,但不需要馬上起來(lái)迎接,也不必與來(lái)客握手。
2.熱情主動(dòng)問(wèn)候客人
打招呼時(shí),應(yīng)輕輕地點(diǎn)頭并面帶笑容。如果是老客戶,稱呼要顯得比較親切。
3.陌生的客人光臨時(shí)
務(wù)必問(wèn)清其姓名及公司或單位名稱。通常可問(wèn):請(qǐng)問(wèn)貴姓?請(qǐng)問(wèn)您是哪家單位?
4.有客人未預(yù)約來(lái)訪時(shí)
不要直接回答領(lǐng)導(dǎo)在或不在,而要告訴對(duì)方:“我去看看他是否在?!?同時(shí)婉轉(zhuǎn)地詢問(wèn)對(duì)方來(lái)意:“請(qǐng)問(wèn)您找他有什么事?”如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須問(wèn)明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面。
5.判斷來(lái)客的身份與種類
要事先了解領(lǐng)導(dǎo)是愿意隨時(shí)接待任何來(lái)客,還是喜歡視情況而定,一般可以將來(lái)客分為幾個(gè)種類:(1)客戶;(2)工作上的伙伴,搭檔;(3)家屬,親戚;(4)私人朋友;(5)其他。在沒(méi)有預(yù)約的情況下,通??砂凑找陨享樞騺?lái)決定何者為先。如果來(lái)客非常重要,就不要私自擋駕。
6.謝絕會(huì)晤時(shí)要說(shuō)明理由,并表示歉意
不要在沒(méi)取得領(lǐng)導(dǎo)的同意以前就確認(rèn)你另定的約見(jiàn)時(shí)間,最好告訴來(lái)客:“我能否給您回電話再確認(rèn)時(shí)間?”
7.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,不要輕易引見(jiàn)來(lái)客
即使是事先有預(yù)約的來(lái)客光臨,也要先通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)(用電話聯(lián)系或親自前去報(bào)告),等候指示。倘若沒(méi)有預(yù)約,即使是你認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)肯定會(huì)接見(jiàn)的客人,也不可擅自引見(jiàn)。
8.如果領(lǐng)導(dǎo)不在或一時(shí)聯(lián)絡(luò)不上
應(yīng)該向重要來(lái)客說(shuō)明原因,表示將主動(dòng)聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見(jiàn)時(shí)間。如果對(duì)方表示同意,應(yīng)向?qū)Ψ教皆兤渫ㄓ嵉刂芬约奥?lián)絡(luò)時(shí)間。
9.讓來(lái)客等候時(shí)要注意
熱情招呼客人,以免使其感覺(jué)受到冷落。如果客人要提前來(lái)訪,請(qǐng)其等候?yàn)楹锨楹侠怼U?qǐng)對(duì)方在適當(dāng)?shù)奈恢米?,接待室平常要?zhǔn)備些報(bào)刊雜志,最好備有介紹本單位的的宣傳品,供來(lái)訪客人閱讀??腿司妥奈恢脩?yīng)與你的座位保持一段距離,這樣,在你離座時(shí),對(duì)方不會(huì)看到你辦公桌上的文件。
10.帶路時(shí)走在客人前方,靠邊引導(dǎo)
帶路時(shí)要邊留意客人的步伐,走在客人前方2-3步遠(yuǎn)的位置,邊引導(dǎo),可說(shuō):“請(qǐng)往這邊走?!弊叩焦諒澨帟r(shí)要暫停,以手指示方向,并向客人說(shuō):“請(qǐng)這邊走。”在乘坐電梯時(shí)要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進(jìn)先出:“請(qǐng)上電梯?!薄罢?qǐng)下電梯?!遍_(kāi)門關(guān)門時(shí)留意手不要交叉或背著手開(kāi)門。手把在右側(cè)的門用左手開(kāi),在左側(cè)的用右手開(kāi),這樣姿勢(shì)會(huì)更優(yōu)美。若是向內(nèi)開(kāi)的門,則應(yīng)你先進(jìn),并用手按住門說(shuō):“請(qǐng)進(jìn)”,等客人進(jìn)來(lái)后再松開(kāi)門。
11.初次與領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面的來(lái)客
一般應(yīng)該先把來(lái)客介紹給領(lǐng)導(dǎo),但有時(shí)如果來(lái)客的身份較高,則最好先向來(lái)客介紹領(lǐng)導(dǎo)。引見(jiàn)后除非領(lǐng)導(dǎo)要你留下,否則做介紹之后即要退出領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。
12.領(lǐng)導(dǎo)正在會(huì)客時(shí)
若有事聯(lián)絡(luò)或請(qǐng)示,須用遞紙條的方式。可將事項(xiàng)寫(xiě)在便條上,進(jìn)入辦公室后,先向客人道歉:“對(duì)不起,打擾了。”
13.客人離去時(shí)
即使你再忙,也別忘了最后的道別,稱呼對(duì)方的名字將造成好的印象,所以記住來(lái)訪者的臉型與姓名是很重要的。
14.制作來(lái)訪登記卡
在每天上班時(shí)要查看當(dāng)天約見(jiàn)的來(lái)訪者名單。必要時(shí)應(yīng)事先將約見(jiàn)的有關(guān)資料準(zhǔn)備好,制成寫(xiě)有姓名、職位、單位、訪問(wèn)日期、求見(jiàn)人等的卡片。
來(lái)源:共產(chǎn)黨員網(wǎng)
編輯:宣傳部
以上就是100唯爾(100vr.com)小編為您介紹的關(guān)于接待禮儀的知識(shí)技巧了,學(xué)習(xí)以上的接待禮儀 | 辦公室接待來(lái)訪14個(gè)注意事項(xiàng)知識(shí),對(duì)于接待禮儀的幫助都是非常大的,這也是新手學(xué)習(xí)酒店專業(yè)所需要注意的地方。如果使用100唯爾還有什么問(wèn)題可以點(diǎn)擊右側(cè)人工服務(wù),我們會(huì)有專業(yè)的人士來(lái)為您解答。
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